Требования к документам, изготовляемым машинописным способом
Требования к машинописному исполнению организационно-распорядительных документов учитывают особенности широко применяемых современных отечественных и зарубежных пишущих машин со стандартными характеристиками их печатающих элементов.
В основу требований к машинописному оформлению документов были положены наиболее рациональные правила, сложившиеся в РФ.
На пишущей машине оформляют такие реквизиты, как адресат, гриф утверждения, название вида документа, дата, индекс, ссылка на индекс и дату входящего документа, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения, подпись, гриф согласования, отметка о заверении копий. Фамилия исполнителя и номер его телефона.
Если документ оформляется не на бланке, то машинописным способом оформляются также реквизиты, установленные ГОСТ 6.39 - 72, в заголовочной части документа (т.е. реквизиты штампа бланка документа).
Основные требования к документам, оформляемым машинописным способом, установлены в ГОСТ 6.38 - 72, часть 2.
Для сокращения времени печатания документов применяются табулирование.
ГОСТ 6.36 - 72 установил, что для печатания документов используют восемь стандартных положений табулятора:
0 - граница левого поля;
1 - после 5 печатных знаков от границы левого поля;
2 - после 16 печатных знаков от границы левого поля;
3 - после 24 печатных знаков от границы левого поля;
4 - после 32 печатных знаков от границы левого поля;
5 - после 40 печатных знаков от границы левого поля;
6 - после 48 печатных знаков от границы левого поля;
7 - после 50 печатных знаков от границы левого поля.
Стандартом установлено, что от 0-го положения табулятора печатают реквизиты: наименование учреждения, наименование министерства или ведомства, организации или предприятия, наименование структурного подразделения, индекс предприятия, связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа (абонентского телеграфа), номер телефона, номер счёта в банке, код по ОКПО (для писем), название вида документа, дату, ссылку на индекс и дату входящего документа, место составления или издания, заголовок к тексту, текст (без абзацев), отметку о наличии приложения, наименования должности в реквизите "подпись", гриф согласования, заверительную надпись "верно" дату при заверении копий. Фамилию исполнителя и номер его телефона, отметку об исполнении документа и направлении его в дело.
Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, то слова "примечание" и "основание" также печатают от 0-го положения табулятора, а относящийся к ним текст - через один межстрочный интервал. В целях единообразия в оформлении документов текстовую часть реквизитов "приложение" и "основание", "примечание" можно печатать от 2-го положения табулятора.
1-е положение табулятора используют для обозначения начала абзацев в тексте.
2,3 и 7-е положение табулятора применяют при печатании бланков с трафаретными текстами и составлении таблиц. Кроме того, на общих бланках от 7-го положения табулятора следует располагать коды по ОКПО и ОКУД.
От 4-го положения табулятора печатают реквизит "адресат", номер страницы многостраничного документа.
От 5-го положения табулятора печатают реквизиты "гриф утверждения" и "гриф ограничения доступа к документу", а также второй ряд грифов согласования, то они располагаются на одном уровне двумя вертикальными рядами. В таком случае первый ряд грифов согласования располагается от 0-го положения табулятора, а второй от 5-го положения табулятора.
От 6-го положения табулятора печатают расшифровку подписи в реквизитах "подпись", "гриф утверждения" должностным лицом, во втором ряду "грифа утверждения" - отметки о заверении копии.
Перед печатанием того или иного документа на пишущей машине устанавливают только те стандартные положения табулятора, которые необходимы для группы изготовляемых документов, руководствуясь таблицей.
ГОСТ 6.38 - 72 устанавливает также правила установки числа межстрочных интервалов при оформлении различных реквизитов документов.
При оформлении многострочных реквизитов следует использовать строки максимальной длины в пределах размеров, допускаемых ГОСТ 6.39 - 72, например:
Дополнительно
Современная судовая газотурбинная установка
Современная
судовая газотурбинная установка (ГТУ) успешно конкурирует с аналогичными по
назначению паротурбинными и дизельными. От последних она выгодно отличается
компактностью и малой удельной массой, маневренностью и высокой
ремонтопригодностью, лучшей приспособленностью к автоматизации ...
Новая фундаментальная физическая константа, лежащая в основе постоянной Планка
Открыта новая фундаментальная физическая константа hu “фундаментальный
квант действия” [11 - 15]. Ее значение равно [11,12,23]:
hu=7,69558071(63)•10-37Дж
с.
На основе классических представлений для электромагнетизма получены еще две
физиче ...