TechStandard

Правовая охрана документов

Лица, ответственные за работу с документами, обязаны обеспечивать сохранность документов, создаваемых в учреждении, организации, предприятии.

Дела с момента их заведения и до сдачи в архив учреждения или уничтожения хранятся в рабочих комнатах или в специально отведённых закрывавшихся помещениях. Помещение должно отвечать требованиям пожарной безопасности, иметь определённый температурно-влажностный режим.

Дела помещаются в закрывающиеся шкафы канцелярского типа, предохраняющие документы от пыли, воздействия солнечного света и обеспечивающие их сохранность.

Документы подшивают в твёрдые обложки, оформленные в соответствии с ГОСТ 17914 - 72 и номенклатурой дел, или в папки регистраторы. Папки устанавливают на полках шкафа в той последовательности, в которой они указаны в номенклатуре дел, достаточно плотно прижатых друг к другу. Папки устанавливают в вертикальном положении корешками наружу. При таком хранении основное давление направленно на корешок и листы документов внутри деда давления не испытывают. Это благоприятно сказывается на сохранности документов. Вынимать вертикально стоящие дела легко и удобно.

Если документы подшиты в папки с мягкими обложками, то ставить их вертикально нельзя, так как от этого ветшают и рвутся нижние края документов. Такие дела хранятся горизонтально.

Обеспечению физической сохранности документов способствует и правильная подшивка листов документов в деле. При подшивке необходимо следить за тем, чтобы нижние края документов были на одном уровне и выше примерно на 1 см края папки.

Места пробивки отверстий для подшивки документов в дела определены ГОСТ 6.39 - 72.

Изъятие и выдача каких-либо документов из дел постоянного хранения не разрежаются. В исключительных случаях (например, по требованию судебно-следственных органов) такое изъятие производится с разрешением руководителя учреждения с обязательным постановлением в деле точной заверенной копии нанятого документа в вложением акта о причинах изъятия подлинника.

В течение делопроизводственного года на выданное по служеб­ной необходимости дело заполняется карточка-заместитель, в которой указываются структурное подразделение, номер дела, его заголовок, дата выдачи, кому дело выдано, дата возвращения, предусматривают­ся главы для расписок в получении и приёме дела.

Коммерческая тайна

Коммерческой тайной является деловая информация, имеющая тактическую или потенциальную ценность для предприятия по коммер­ческим причинам. Эта информация является коммерчески выгодной для недобросовестных конкурентов в случае попадания в их руки. Утрата коммерческой тайны может привести ущерб предприятию и, в конечном итоге, привести к его банкротству.

Методы защиты коммерческой тайны

Для предотвращения утечки коммерческой тайны обычно исполь­зуются следующие меры:

- правовая защита,

- организационные меры,

- защита с помощью технических средств.

Правовая защита

осуществляется закреплением прав и порядка защиты коммерческой тайны в нормативных и уставных документах. Эти меры могут быть оговорены в Уставе предприятия, трудовых договорах (контрактах) с сотрудниками предприятия, приказах, правилах внут­реннего распорядка предприятия и т.д.

Организационные меры защиты включают в себя:

- организацию секретного (конфиденциального) делопроизводства. "Грифы" и порядок Функционирования этого делопроизводства опреде­ляет руководство предприятия;

- разграничение доступа ж информации: каждый сотрудник предприя­тия должен обладать только теми сведениями, содержащими коммерчес­кую тайну, которые необходимы ему для выполнения своих обязаннос­тей. Разрежение на доступ к такой информации выдаётся руководите­лем предприятия, при этом сотрудник несёт ответственность за разглашение полученных сведений;

Дополнительно

Нейросетевые методы распознавания изображений
Выполнен обзор нейросетевых методов, используемых при распознавании изображений. Нейросетевые методы - это методы, базирующиеся на применении различных типов нейронных сетей (НС). Основные направления применения различных НС для распознавания образов и изображений: применение для извлечение ...

Структурная и молекулярная организация генного вещества
Почти полвека тому назад, в 1953 г., Д. Уотсон и Ф. Крик открыли принцип структурной (молекулярной) организации генного вещества - дезоксирибонуклеиновой кислоты (ДНК) [1]. Структура ДНК дала ключ к механизму точного воспроизведения - редупликации - генного вещества [2]. Так возникла новая наука ...